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COVID 19 - Le aziende devono passare rapidamente dalla gestione della risposta iniziale alla pianificazione della ripresa

Di Nicholas Bahr, Global Practice Director, Operational Risk Management, DuPont Sustainable Solutions (nicholas.bahr@consultdss.com)


Gli sforzi sia per fermare la diffusione del COVID-19 (coronavirus) che per mitigarne l’impatto economico continuano ad essere la priorità delle aziende. In effetti, la natura stessa di questa pandemia, il fatto che si tratti di un’emergenza fluida ed in continua evoluzione piuttosto che un evento unico, richiede estrema agilità e creatività da parte dei manager. Tuttavia, mentre ci si adatta a lavorare da casa e si analizzano le conseguenze per le filiere, si perde del tempo prezioso che dovrebbe essere dedicato a pianificare la ripresa delle attività. Sebbene molte aziende siano ancora in una fase di risposta all’emergenza, non è troppo presto per iniziare a pianificare la ripartenza.


Molti aspetti del coronavirus e del suo impatto economico continuano ad essere sconosciuti. La trasmissione del virus inizierà a calare con la fine della stagione influenzale nell’emisfero settentrionale? La ripresa sarà un ritorno relativamente rapido alla normalità o la pandemia provocherà una recessione globale? Con l’evolversi della situazione e la graduale attuazione dei piani per garantire la continuità delle attività, è di vitale importanza che le aziende spostino ora la loro attenzione su come tornare a pieno regime.


Dai risultati del recente sondaggio sulla gestione dei rischi operativi, condotto annualmente da DuPont Sustainable Solutions, è emerso che i dirigenti danno priorità alla risposta immediata alla gestione della crisi, ma non riescono a preparare per tempo l’azienda alla ripresa. Se il 70% dei dirigenti intervistati è fiducioso che il piano di emergenza adottato proteggerà le loro aziende dagli effetti immediati di una situazione grave, il 25% non è molto confidente sulla qualità di detto piano, e il 33% ammette l’esistenza di almeno un punto di vulnerabilità che possa ridurne grandemente l’efficacia. Ciò ci fa capire che le aziende non sono sufficientemente preparate per le conseguenze dell’attuale pandemia.


Questa mancanza di preparazione può avere effetti molto pesanti nel breve e medio periodo: secondo la Federal Emergency Management Agency degli Stati Uniti, oltre il 40% delle aziende non riprende più le attività dopo un disastro, e per quelle che lo fanno, solo il 29% è ancora operativo dopo due anni.1


In che modo la vostra azienda può riprendersi dalla pandemia del coronavirus?


Prendetevi cura dei vostri dipendenti
In qualsiasi attività, la risorsa più importante sono le persone; pertanto, queste devono essere la vostra priorità. Durante la fase di risposta, le aziende dovrebbero istituire un canale di comunicazione stabile e regolare con tutto il personale, che includa un meccanismo di monitoraggio per capire se i dipendenti o le loro famiglie sono stati infettati o colpiti dal virus, e organizzarsi per soluzioni di lavoro da remoto, in cui una parte dei dipendenti lavora da casa. Le aziende devono essere sensibili alla sicurezza e salute delle famiglie dei dipendenti. Bisogna essere proattivi e fornire consigli frequenti alle famiglie su come continuare a proteggersi al meglio a casa e in pubblico per prevenire la contaminazione. Sono sempre di più le persone che apprendono le notizie sulla salute dai social media, un mezzo di informazione particolarmente vulnerabile alla disinformazione. Nessun dipendente può lavorare serenamente se ha paura per la propria famiglia.


Quando la fase di ripresa viene pianificata, occorre sviluppare protocolli che garantiscano che i dipendenti siano sani prima di tornare al lavoro. Inoltre, occorre garantire che l’ambiente di lavoro sia sicuro e a norma di igiene prima del loro ritorno. Tutte le postazioni di lavoro e attrezzature devono essere sterilizzate per assicurare che non sia possibile alcuna ulteriore trasmissione.


Stabilite un sistema di governance preciso
Una delle priorità principali per la pianificazione della ripresa delle attività è quella di disporre di un modello di governance che privilegi la rapidità dei processi decisionali. Ciò è particolarmente importante per le aziende grandi, con strutture gerarchiche complesse che hanno numerosi processi. È necessario istituire un Comitato esecutivo per la ripresa (CER), che assegni la responsabilità a comitati organizzativi regionali e locali. Ciascuno di essi dovrebbe avere l’autorità per prendere le decisioni relative al personale e alle risorse operative a livello locale in base alle necessità. Bisogna essere preparati per una ripresa graduale. Molto probabilmente, servirà del tempo per tornare alle normali attività; ciò significa che è necessario prepararsi alla ripresa in modo ragionato, pianificato e strutturato, valutando diversi scenari e possibili difficoltà.


Eseguite nuove valutazione dei rischi
Data l’incertezza legata a questa pandemia (trasmissibilità e stagionalità, ad esempio), è fondamentale per le aziende rieseguire la valutazione dei rischi, utilizzando tre diversi scenari:


  • Diffusione del virus per 1-2 mesi e impatto economico di breve termine per l’azienda
  • Impatto del virus per più di 2 mesi e rallentamento economico globale
  • Pandemia di vasta portata e recessione globale duratura

La valutazione dei rischi dovrebbe in primo luogo concentrarsi sulle attività aziendali critiche, e in particolare sulle persone. Le implicazioni umane, finanziarie, tecnologiche ed operative all’interno di ogni scenario dovrebbero essere valutate pienamente. Ad esempio, per il settore alimentare, le aziende dovrebbero garantire la sterilizzazione completa di tutte le risorse durante la fase di ripresa, al fine di gestire in modo proattivo qualsiasi preoccupazione relativa alla contaminazione dei prodotti. Inoltre, dovrebbero anche poterlo dimostrare, prevenendo così i dubbi o la paura delle persone.


Queste misure sono distinte da qualsiasi valutazione delle conseguenze durante la fase di risposta, e dovrebbero quindi essere adottate separatamente.


Sviluppate una visione realistica delle implicazioni sulla filiera e sui clienti
La pandemia ha provocato interruzioni nelle filiere di molte aziende. Ad esempio, Hyundai ha sospeso la produzione in Corea del Sud a causa della carenza di componenti fabbricati in Cina, e ciò è avvenuto prima che il coronavirus colpisse il paese stesso. Persino Apple, che guadagna circa un quarto dei suoi proventi operativi in Cina, ha temporaneamente chiuso i propri negozi e impianti di assemblaggio e deve affrontare problemi di approvvigionamento poiché 290 dei suoi 800 fornitori hanno sede in Cina . Man mano che un numero maggiore di aziende adotterà le misure necessarie per contenere la diffusione del virus, la carenza dei rifornimenti diventerà più pronunciata e di vasta portata. Pertanto, è fondamentale che le aziende ottengano un quadro realistico del contributo che possono aspettarsi dai fornitori esistenti e di ciò che può essere reperito altrove al fine di garantire le consegne in base agli obiettivi di produzione. Le aziende possono essere troppo ottimiste sulla loro capacità di consegnare i prodotti, quindi cercare di ottenere un quadro realistico della situazione sarà davvero fondamentale. Le aziende infatti devono affrontare non solo problemi di approvvigionamento dai fornitori, ma anche pesanti rallentamenti del trasporto delle merci stesse.


Allo stesso tempo, le aziende devono anche fornire proiezioni realistiche ai propri clienti e non promettere troppo. È naturale che le aziende vogliano rassicurare i propri clienti, ma fare promesse che non possono essere mantenute genera sfiducia. Potrebbe esserci carenza di personale, qualora i dipendenti fossero ancora in quarantena o si stessero riprendendo dalla malattia o da qualsiasi problema familiare ad essa correlato.


Rivedete i rischi operativi e l’integrità delle risorse
Durante qualsiasi arresto non pianificato, esistono rischi inerenti alla ripresa delle attività. In effetti, gli incidenti di processo hanno una probabilità cinque volte maggiore di verificarsi durante il riavvio delle attività rispetto all’operatività normale . Per mitigare tali rischi, è necessario effettuare una valutazione completa della ripresa su tutti i rischi critici al fine di garantire l’integrità di tutte le attività e di tutti i processi prima del riavvio. È necessario inoltre aggiornare e documentare in modo completo le procedure. La manutenzione di alcuni asset potrebbe non essere stata eseguita secondo la normale programmazione, quindi è importante che vengano controllati in modo dettagliato in conformità alle procedure di blocco/etichettatura, e tutte le attività di manutenzione dovrebbero essere completate prima della ripresa delle attività. È necessario inoltre verificare tutti i processi di controllo e infine, è necessario completare una dettagliata revisione di tutte le condizioni di sicurezza prima del riavvio delle attività.


Utilizzate i tempi di inattività in modo produttivo
Con il rallentamento o l’arresto delle attività aziendali, si ha l’opportunità di sfruttare il personale costretto a casa per ottimizzare la preparazione delle attività operative per la fase di ripresa. I dipendenti possono aggiornare le procedure e il materiale di formazione, esaminare la pianificazione degli appaltatori e portare a bordo nuovi appaltatori per far fronte all’aumento di lavoro durante la fase di ripresa, creare liste di controllo per l’avvio delle attività, effettuare la pianificazione delle persone e del personale per l’incremento delle attività operative. È anche il momento ideale per sviluppare le competenze della forza lavoro su come gestire e mitigare in modo più efficiente i rischi operativi implementando la formazione virtuale o moduli di e-learning pertinenti.


Concentratevi sulle comunicazioni esterne
Se il virus ha avuto un qualche impatto sulla vostra azienda, per esempio un dipendente interessato, una trasmissione confermata sul posto di lavoro, una quarantena imposta o anche solo la percezione che l’azienda non abbia fatto abbastanza, ciò potrebbe causare dei danni reputazionali. Pertanto, sarà necessario adottare misure proattive per rassicurare tutti i clienti, le parti interessate, i membri della comunità e il pubblico in generale, i quali vorranno sapere che cosa è successo, quali misure di mitigazione sono state adottate e come l’azienda può garantire di essere in grado di soddisfare le aspettative. Mostrando in modo trasparente che l’azienda “è pronta ad operare”, è possibile rassicurare dipendenti, comunità e investitori, contribuendo così al miglioramento di più ampie prospettive economiche.


Conclusione


Mentre molte aziende ritengono di essere preparate per rispondere a un’interruzione delle attività, esse non dedicano sufficiente tempo per la pianificazione della ripresa. Questa attitudine è ancora più evidente per il coronavirus poiché risposta e ripresa si confondono. Non è mai troppo presto per iniziare a pianificare la ripresa. Le azioni raccomandate in questo documento dovrebbero essere un’estensione degli sforzi per fornire una risposta, piuttosto che un’iniziativa nuova o separata. Sebbene lo stesso team possa incaricarsi di entrambe, le misure per la ripresa sono distinte dalle azioni di risposta. Durante la fase di risposta, l’obiettivo è limitare l’impatto sul personale e sulle attività operative. Nella fase di ripresa, gli sforzi devono concentrarsi su ripristinare rapidamente le funzioni aziendali critiche e ridurre al minimo la perdita di clienti. È fondamentale che le aziende si concentrino ampiamente sulla pianificazione della ripresa e trasformino il rischio in opportunità attraverso una adeguata preparazione e un atteggiamento proattivo.


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